Normas de etiqueta en las comunicaciones online

Los teléfonos, los ordenadores, el correo electrónico, las redes sociales, y las aplicaciones de mensajería rápida han cambiado completamente la forma en la que nos comunicamos. Todo esto no solo ha hecho que la comunicación sea más fácil y más económica, si no que también ha ampliado las formas en las que nos podemos comunicar y llegar a otras personas. 

Uno de los problemas que ha traído el mundo digital en general es que parece que hacemos cosas en este entorno que jamás se nos ocurriría hacer en persona, y observo esto día a día viendo como se cometen ciertas faltas de educación y cortesía que estoy segura jamás se cometerían en una comunicación cara a cara. 

Por eso, en este entorno en el que existen tantas opciones, es más importante que nunca que conozcamos ciertas normas de protocolo y etiqueta a la hora de comunicarnos utilizando medios on line. 

• Cuando escribas a alguien por primera vez, preséntate primero. 

Siempre que vayas a contactar con alguien por primera vez, ya sea mediante email, WhatsApp, o por redes sociales, debes dejarle saber a esa persona quién eres. No vayas al grano directamente, preséntate, di tu nombre, profesión y empresa si es un contacto profesional, cómo has conseguido su contacto si te lo ha facilitado alguien, además del motivo por el que la estás contactando. 

¿Te imaginas acercarte a alguien que no conoces y decirle: “¡hola! toma esta propuesta comercial que creo puede interesarte”? Si no lo harías en persona, no lo hagas online. 

• Las conversaciones profesionales las mantendremos por correo electrónico. 

En el entorno actual es normal que hagamos contactos profesionales tanto en redes sociales como en eventos de networking, eso está muy bien para conectar con alguien, pero siempre que queramos llevar la conversación a un terreno más serio, al terreno de los negocios, debemos hacerlo por correo electrónico o en persona.

En cuanto a los correos electrónicos, ten en cuenta esto siempre a la hora de utilizar el email. 

• Nunca envíes un email sin saludo o despedida, y asegúrate de que estos son adecuados.

• Contesta siempre a los correos que estén dirigidos a ti directamente, aunque solo sea para decir “gracias”. 

Esta la veo muchísimo, y me parece una falta de educación de las grandes. Esto nunca lo haríamos en un cara a cara, jamás se nos ocurría no responder a una persona que nos está hablando directamente, aunque solo sea para decir “gracias”. ¿Porqué no aplicamos la misma cortesía en las comunicaciones online? 

• Utiliza asuntos breves y explicativos. Debe dar a entender de qué trata el correo. 

• Redacta de manera breve y concisa, pero da toda información necesaria.

  
  

No envíes un correo sin contexto, pero tampoco redactes un correo demasiado largo. El cuerpo del correo no debe ser muy extenso, utiliza los adjuntos para ampliar información o directamente organiza una reunión si es algo complejo que requiera más tiempo y/o detalle. 

Una de los últimas formas de comunicación que ha llegado recientemente a nuestra vida son las notas de voz, vemos algunos consejos sobre cómo utilizarlas adecuadamente. 

• Nunca debemos enviar una nota de voz a alguien que no conocemos.

  
  

Si vamos a contactar a alguien por primera vez lo haremos con un mensaje escrito. Una nota de voz es algo más personal que debemos evitar en los primeros contactos, es más, me aventuraría a decir que solo debemos enviar notas de voz a personas con las que tenemos cierta confianza y relación de cercanía.

Si aún así vamos a enviar una nota de voz a una persona con la que no tenemos este tipo de relación (e incluso teniéndola es buena costumbre que deberíamos poner en práctica), lo correcto es avisar antes por escrito para que la persona sepa que le vas a enviar una nota de voz y de qué trata. Algo como: “Buenos días, Alicia. Voy a enviarte una nota de voz para hablarte de xxxxxxxxx, escúchala cuando puedas y comentamos”. De esta manera la persona sabe de qué tratar la nota de voz y puede decidir si la escucha en ese momento o espera. 

Y esto me lleva al siguiente punto:

• Debemos escuchar las notas de voz de la forma más privada posible, si estamos en un lugar público debemos bajar el volumen del teléfono para asegurarnos que solo nosotros la estamos escuchando y no todo el que está a nuestro alrededor. 

De todos las formas de comunicación que tenemos a nuestra disposición hoy en día, la llamada telefónica es la más invasiva. Una llamada va a obligar a la persona que la recibe a interrumpir lo que esté haciendo en ese momento para atenderla, por eso antes de hacer una llamada debemos pensar si realmente es necesario hacerla o si el momento es el más adecuado. 

• Si el asunto a tratar no es un tema urgente, antes de hacer la llamada acuerda con la persona cuándo es un buen momento para que la llames, e infórmala de cuánto más o menos durará. 

• Si estás hablando con alguien por teléfono préstale toda tu atención, no hagas multitasking, probablemente la persona que está al otro lado del teléfono lo va a notar y es una gran falta de respeto. Si la llamada se alarga demasiado, es mejor cortarla, proponer continuar en otro momento, o incluso continuar la conversación por mail u otro medio de comunicación. 

  
  

• Antes de poner altavoz, debemos avisar a la persona que está al otro lado para que lo tenga encuentra. Si estamos en una reunión en la que hay más personas presentes, la persona que lidera la llamada no solo avisará de que está en altavoz, si no que debe presentar a todas las personas presentes a quién esté al otro lado del teléfono.